Archivierung
Mails werden archiviert – wie andere geschäftsrelevante Dokumente auch.
Gewisse Mails gelten schon heute als geschäftsrelevante Dokumente. Sie haben zwar keine Rechtsverbindlichkeit wie ein Vertrag, denn die gesetzlichen Grundlagen sind noch nicht in Kraft, aber es gelten für sie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Die meisten Firmen archivieren ihre Mail-Daten noch nicht. Oft wird rigoros gelöscht, um Speicherplatz zu sparen. Darum kann heute auch kaum jemand mehr zuverlässig auf ältere Mails zugreifen. Doch was, wenn beispielsweise genau diese eine Mail über mehrere Tausend Franken Schadenersatz entscheiden und zur Beweisführung dienen könnte?
Wie auch immer: Organisiertes Archivieren von elektronischer Post wird schon bald zur Regel.
Verschlüsselte Mails vereinfachen die Problematik nicht. Im Gegenteil, denn die Fragen über Zugriffsberechtigung bekommen mit der Verschlüsselung eine neue Dimension.
- Da das Schlüsselmaterial persönlich einem Mitarbeiter zugeordnet ist, kann ein anderer Mitarbeiter, z.B. der Archivar, nichts damit anfangen.
- Damit ein Archivsystem optimal funktioniert, muss man auf den Klartext von Mails zugreifen können. Und für optimale Sicherheit muss die Nachricht verschlüsselt bleiben.
- Suchfunktionen funktionieren bei verschlüsselten Mails ungenügend oder gar nicht.
- Viele Secure-Mail-Systeme können nicht an Archivsysteme angeschlossen werden. Gängige Mail-Systeme anzuschliessen, ist ungenügend: Die Schlüssel sind nicht archiviert, und ohne Schlüssel kann man später nichts mit der Mail anfangen.
Unser Service «e-mail archivierung» ermöglicht Ihnen, Ihre gesamten E-Mails auf unseren Servern vollautomatisch zu archivieren und strukturiert abzulegen.
