Wie funktionieren Backup und Restore?
Wie archiviert man Mails?
Wie funktionieren das Weiterleiten und die Delegation?
Funktionieren vorhandene Distributionslisten noch?
Was geschieht mit Shared Mailboxen?
Und ein besonderer Fall:
Kann Secure Mail auch von weiteren Anwendungen genutzt werden?
Hier können wir nur aufzeigen, worauf grundsätzlich zu achten ist. Die technischen Details sind wie immer abhängig von der individuellen Situation vor Ort. Gerne diskutieren wir mit Ihnen über passende Lösungsansätze. Ein gemeinsamer Workshop kann aufzeigen, wie Sie Secure Mail auch in Ihrem Unternehmen richtig einsetzen.
Werden Mails verschlüsselt gesendet, werden sie meist auch verschlüsselt im Sent-Ordner des Mail-Clients abgelegt und sind damit auf dem normalen Tages-Backup geschützt. Die Probleme beginnen später.
Restore von verschlüsselten Mails ist notwendigMails sind auch nach Austritt des Mitarbeiters wichtig
Das Problem mit Secure Mail: Auf verschlüsselte Mails hat der Stellvertreter keinen Zugriff. Darum machen auch automatische Weiterleitungsfunktionen, ohne dass ein Stellvertreter die Bearbeitung übernehmen kann, keinen Sinn mehr.
In der Regel kann auch ein persönlicher Assistent verschlüsselte Mails weder lesen, noch im Namen des Vorgesetzten senden. Die Delegationsfunktion in Mail-Programmen würde damit viele Vorteile verlieren.
Mail soll Shared Mailboxen unterstützen. Für den Support ist es häufig sinnvoll, Mail-Konten einzurichten, auf die verschiedene User Zugriff haben. Dabei sind alle Personen gemeinsam für die per Mail eintreffenden Anfragen zuständig. Wird eine Mail gelesen, kann es also sein, dass das Problem bereits in Bearbeitung ist. Derartige Mails können durchaus vertraulich sein, da der Support auch bei Applikationen hilft, die schützenswerte Daten verwalten.
Gängige Secure-Mail-Systeme können mit solchen Mails nicht umgehen. Die Forderung, Shared Mailboxen ebenfalls mit Secure-Mail-Systemen zu unterstützen, dürfte für die meisten Firmen ein Sonderfall sein. Eine individuelle Abklärung ist nötig.